Le procès-verbal du comité social et économique, soit le PV du CSE, est un document obligatoire et officiel qui retranscrit les échanges, décisions et points abordés lors des réunions du CSE dans une entreprise. Il assure une traçabilité des discussions et évènements advenus et permet aux élus et aux salariés d’avoir une vision claire des sujets traités. Preuve juridique en cas de litige ou de contestation, il facilite le suivi des engagements pris par la Direction et les représentants du personnel. En outre, sa rédaction, cadrée par des obligations légales, relève de la responsabilité du secrétaire. Aujourd’hui, l’équipe de Transcriptus revient sur les éléments clés, indispensables, pour la rédaction d’un procès-verbal ou d’un compte-rendu du CSE, cœur de métier du rédacteur des débats.
Pourquoi et comment rédiger un PV de CSE
La rédaction d’un PV efficace doit produire un document clair, précis et complet, et ce tout en restant concis. Il revient, en outre, à l’instance d’en déterminer le format, soit le nombre de pages par heure de réunion du CSE, et, de fait, le caractère synthétique ou davantage exhaustif du procès-verbal ou du compte-rendu. Aussi, le secrétaire, responsable du contenu du document, peut mandater un prestataire externe, expert en rédaction de procès-verbaux, comme Transcriptus, pour prendre en charge la rédaction du PV et en assurer l’objectivité, la pertinence et le format choisi, et ce dans les délais cadrés par les accords d’entreprise ou, à défaut, par le Code du travail.
Les informations légales et nécessaires pour la rédaction d’un PV de CSE
En premier lieu, le titre du PV du CSE doit clairementindiquer sa nature de procès-verbal, préciser l’instance correspondante, soit le plus souvent CSE, CSSCT ou encore CSE central ou d’établissement et préciser s’il s’agit d’une réunion ordinaire ou extraordinaire de cette dernière.
Par la suite, il est impératif d’établir, avec précision, la liste des présents, soit les élus présents, les titulaires absents, les représentants syndicaux ou de la Direction et les éventuels invités, et ce tout en précisant qui était physiquement présent ou à distance. Avant d’entrer dans la rédaction du PV de CSE, l’ordre du jour vient rappeler le sommaire des points abordés qui sont proposés tant par la Direction que par les membres de l’instance. En outre, ces derniers présentent également des points remontés par les salariés qu’ils représentent.
Une fois ces informations dûment renseignées, il est impératif d’indiquer les heures de début et de fin de la réunion du CSE, éventuellement le lieu où se tient cette dernière, et le nom du Président de séance qui vient ouvrir les débats. Enfin, il est utile de préciser si les points inscrits à l’ordre du jour ne sont pas abordés dans l’ordre chronologique de ce dernier. Il est à noter que la date de la réunion, les horaires de début et de fin, ainsi que la liste des membres présents et absents sont les seules mentions obligatoires demandées par le Code du travail. Dès lors, le format du document est laissé à la libre appréciation du secrétaire ou du prestataire spécialisé, comme Transcriptus, qui viendra proposer son expérience et ses outils.
Bonnes pratiques pour une rédaction efficace
Faut-il enregistrer les réunions ?
La réunion peut commencer. Il est possible à la personne en charge de la rédaction du PV de CSE de procéder à un enregistrement de la séance pour garder une trace complète des échanges et s’en servir pour assurer la précision des informations relatées et des prises de parole. Cet enregistrement peut également être utilisé pour venir lever un éventuel doute sur une formulation, une donnée ou encore une intervention. Cependant, parfois, certaines instances préfèrent ne pas avoir recours à cet outil.
Quelle mise en forme adopter ?
La rédaction d’un PV de CSE efficace se doit de présenter les échanges essentiels, les interventions des participants ainsi que les sujets principaux abordés lors de l’examen de chaque point de l’ordre du jour. Sa forme doit être claire, lisible et organisée, pour faciliter la compréhension du document. Il est important de recourir à des phrases courtes et à un niveau de langue permettant à tout salarié de l’entreprise de comprendre le compte-rendu ou le procès-verbal. Précise et objective, la rédaction d’un procès-verbal de CSE doit refléter fidèlement la teneur et la dynamique des échanges, et ce sans ajouter d’interprétations personnelles. En outre, il convient d’adopter un ton neutre et discret, et ce en proscrivant toute mention de propos ou comportements injurieux, déplacés ou diffamatoires.
Autre point fondamental de la rédaction du PV du CSE, un document efficace se doit de mettre clairement en avant et souligner toutes les décisions prises et, notamment, les votes, au sujet d’approbations ou de consultations, les résolutions ou encore les engagements de la direction. Cet aspect peut être complété par les actions correspondantes à entreprendre, les collaborateurs responsables de ces dernières ou encore les délais de réalisations et les éventuelles dates butoirs. En outre, les points non résolus ou nécessitant un suivi doivent être également dûment indiqués.
Il convient, par ailleurs, d’indiquer les heures d’arrivée et/ou de départ de participants ou d’invités ainsi que les suspensions de séance et leur durée. Il est à retenir que les propos tenus lors de ces dernières ne doivent pas être pris en compte.
Objectivité et neutralité, les règles d’or
Enfin, la rédaction du PV du CSE doit veiller à ne contenir aucun renseignement d’ordre privé et s’assurer de la confidentialité des votes lors des différents scrutins. Par ailleurs, des documents, présentations et autres rapports, partagés lors de la réunion correspondante, pourront être annexés au projet final de PV du CSE.
L’observation de l’ensemble de ces éléments clés, lors de la rédaction d’un PV de CSE, permet de garantir un document utile, informatif et efficace pour le suivi des actions et pour que toutes les parties prenantes aient une vue d’ensemble précise de ce qui a été discuté et décidé. Il se doit de mettre clairement en avant les décisions prises lors de la réunion, à l’issue de discussions que viendra relater un résumé concis des principaux échanges et sujets abordés, et ce sans entrer dans des détails excessifs, mais en capturant les aspects essentiels des débats. Il conviendra en outre de lister, avec précision, l’ensemble des participants et des membres absents et d’identifier et attribuer les prises de parole.
Le rédacteur des débats et la rédaction du PV du CSE
La rédaction du PV de CSE, précieux document juridique garant des décisions et délibérations de l’instance, témoin du dialogue social au sein de l’entreprise, nécessite de maitriser diverses contraintes et capacités qui peuvent être assurées par un rédacteur des débats, cœur de métier d’une entreprise spécialisée comme Transcriptus dont les services permettent d’assurer la pleine qualité et conformité du document et de prendre en charge l’entièreté de sa production, et ce dès la réunion en question jusqu’à la livraison du PV dans les délais impartis.
Besoin d’un PV précis et conforme ? Confiez la rédaction à Transcriptus, expert en rédaction de PV de CSE. Contactez-nous dès aujourd’hui !
Les points à retenir pour la rédaction d’un PV de CSE efficace :
Les informations légales et obligatoires pour la rédaction d’un PV de CSE :
- L’instance concernée ;
- La date ;
- La liste des présents ;
- L’heure de début et de fin de la réunion.
Les éléments clés pour la rédaction d’un PV de CSE :
- Mettre en avant les décisions prises, les votes, les délibérations ou encore les engagements de la Direction ;
- Indiquer les éventuelles actions envisagées et le plan de suivi correspondant ;
- Présenter les sujets abordés, les échanges essentiels et les principales interventions des participants.
Les 3 règles d’or de la rédaction d’un PV de CSE :
- Neutralité et objectivité ;
- Confidentialité des votes et des informations personnelles ;
- Fluidité et simplicité de la formulation
