Externaliser la rédaction du PV : comment ça marche ?

 Dans IRP

Rédiger le PV du CE/CSE n’est pas une mince affaire. Le Secrétaire de l’instance doit en effet prendre note des échanges, avec l’aide d’un éventuel enregistreur, tout en prenant part aux débats. La rédaction du PV est en outre une tâche chronophage qui impacte le crédit d’heures de délégation du Secrétaire. Afin de faire face à cet écueil, de plus en plus d’instances font appel à des rédacteurs professionnels. Si le Secrétaire de CE/CSE fait le choix de se faire assister pour la rédaction des PV de séances, tout un processus s’active alors. En voici les grandes lignes.

En amont de la réunion

Une fois que le Secrétaire décide de faire appel à un prestataire chargé de rédiger le PV de séance, ce dernier affecte le rédacteur dont le profil est le plus en adéquation avec le client. Le Secrétaire de l'instance doit ensuite faire parvenir au rédacteur l’ensemble des documents qui lui permettront d’intervenir dans les meilleures conditions (convocation, ordre du jour, documents annexes, précédent PV, etc.).

Le rédacteur prendra connaissance en amont de l’ensemble des documents reçus, et préparera son déplacement. Il fera notamment en sorte d’arriver chez le client avec suffisamment d’avance pour faire face aux éventuels problèmes de transport.

Pendant la réunion

Le Secrétaire de l’instance accueillera ensuite le rédacteur et l’installera dans la salle où se tiendront les débats. Après avoir mis en place son matériel (PC portable et enregistreur si cela est autorisé), le rédacteur établira un plan de table précis des différentes personnes présentes. Puis, il lancera son enregistreur et démarrera sa prise de notes dès l’ouverture de la séance.

Enfin, une fois la réunion achevée, le rédacteur établira le PV de la réunion à laquelle il a assisté selon le cahier des charges défini. Après relecture, le PV sera envoyé au client qui pourra l’approuver lors de la séance suivante.

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