L’intervention du rédacteur expliquée aux Secrétaires de CE, CCE, et CHSCT

 Dans Comité d'Entreprise, Compte-rendu, IRP

Transcriptus missionne un rédacteur pour intervenir chez ses clients, principalement des CE, des CCE et des CHSCT, mais également des clients publics ou institutionnels, des associations et des ONG. En amont, Transcriptus lui envoie l’ensemble des documents et informations qui lui permettront d’intervenir dans les meilleures conditions. Nous lui ferons ainsi parvenir le cahier des charges, l’ordre du jour de la réunion, la convocation précisant le lieu et l’heure de la réunion ainsi que les éventuelles informations complémentaires.

Avant la réunion

Parti avec suffisamment d’avance pour faire face aux éventuels problèmes de transport, le rédacteur arrive alors chez notre client, muni de sa pièce d’identité. Après s’être présenté à l’hôtesse d’accueil et avoir annoncé le nom de son contact (en général le Secrétaire de l’instance), il patiente généralement quelques minutes jusqu’à ce que ce dernier vienne le chercher.

Une fois les présentations effectuées, le contact emmènera le rédacteur dans la salle dans laquelle se déroulera la réunion. Le rédacteur ne devra pas hésiter à demander à son contact la place où ce dernier souhaite qu'il s'installe, de préférence à proximité d'une prise de courant.

Matériel

Avant que la réunion ne débute, charge au rédacteur d’établir un plan de table très précis, détaillant les noms et prénoms des différentes personnes présentes. Pour cela, il ne doit pas hésiter pas à solliciter l’aide du Secrétaire. Il ne doit pas non plus oublier de demander les noms des intervenants qui pourraient intervenir en cours de réunion. Ensuite, le rédacteur allume son PC, ouvre son fichier Word et prépare son enregistreur (si l’enregistrement des séances est autorisé).

Pendant la réunion

Une fois que la réunion a débuté, la tâche principale du rédacteur consistera à effectuer un « filage » des débats. Il devra donc prendre en note l’identité de chaque intervenant, en respectant le format indiqué dans le cahier des charges (par exemple « Monsieur X » ou « Julien X » ou « un élu »), ainsi qu’un maximum d’informations.

Après la réunion

Une fois revenu à son domicile, la tâche du rédacteur consistera à rédiger le meilleur PV possible à l’aide de l’éventuel enregistrement de la réunion et/ou de ses notes prises en séance, en respectant les consignes détaillées dans le cahier des charges (format, police, etc.), ainsi que les délais contractuellement prévus. Après une relecture minutieuse de son document Transcriptus, se chargera de le transmettre au client.

 

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